1.使用普通地下室从事商业、文化娱乐业以及其他生产经营活动或者作为居住场所的，装饰装修及使用前应当向普通地下室所在地区县建设（房屋）行政主管部门办理备案。（来源：《北京市人民防空工程和普通地下室安全使用管理办法》（2004年11月23日北京市人民政府第152号令公布 根据2011年7月11日北京市人民政府第236号令第一次修改 根据2018年2月12日北京市人民政府第277号令第二次修改）第十五条第一款）；
2.申报材料齐全，填写完整，符合申请材料中对材料的详细要求。
3.申请材料的复印件版本应清晰，备案材料信息与证照信息内容一致，按要求签字或盖章。
需要的材料：
1.使用人对使用用途、范围和期限的说明【原件1份,现场提交，加盖公章（签名）】
2.房屋所有权证【原件仅供查验、复印件1份,现场提交，复印件加盖公章（签名）】
3.建设工程规划许可证【原件仅供查验、复印件1份,现场提交 含附件，复印件加盖公章（签名）】
4.房屋结构安全鉴定报告【原件1份,现场提交 房屋安全鉴定机构出具的；未进行结构改造的不用提交】
5.普通地下室建筑平面布置图或竣工图【原件仅供查验、复印件1份,现场提交，加盖城市档案馆或规划部门查询专用章】
6.普通地下室所有权人有效身份证件【原件仅供查验、复印件1份,现场提交，复印件加盖公章（签名）】
7.代理人办理时提供：有效身份证件；授权委托书【身份证件原件仅供查验、复印件1份,现场提交；授权委托书，原件一式两份，一份现场提交，一份提交至政务服务局受理窗口 授权委托书有制式格式。复印件加盖公章（签名）】
8.北京市普通地下室使用登记备案表【原件，一式两份，一份现场提交，一份提交至政务服务局受理窗口，需加盖各房管所专用“北京市海淀区普通地下室出租使用登记备案专用章（X）”及各所办理人员签字】
9.海淀区普通地下室安全检查记录表【原件1份，提交至政务服务局受理窗口】
10.普通地下室使用备案单位（人）承诺书【原件1份,现场提交 加盖公章（签名）】